Bolagsstyrningsrapport 2008/09

Bergs Timber AB (”Bergs Timber” eller ”Bolaget”) är ett svenskt publikt aktiebolag noterat på Nasdaq OMX Nordiska börs i Stockholm. Bolagsstyrning inom Bergs Timber utgår från svensk lagstiftning samt de regler och rekommendationer som ges ut av relevanta organisationer som Kollegiet för svensk bolagsstyrning, Nasdaq OMX, Aktiemarknadsnämnden med flera. Bergs Timber tillämpar Svensk kod för bolagsstyrning (”Koden”). Koden bygger på principen ”följ eller förklara”. Detta innebär att ett företag som tillämpar koden kan avvika från enskilda regler, men ska då ange en förklaring till avvikelsen. Bergs Timber följer kodens regler och redovisar i avsnittet Avvikelse från Svensk kod för bolagsstyrning förklaringar i de fall Bergs Timber avvikit från kodens regler.

Bolagsstyrningsrapporten beskriver Bergs Timbers bolagsstyrning, ledning och förvaltning samt den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen. Bolagsstyrningsrapporten för 2008/09 är inte en del av den formella årsredovisningen och är inte granskad av Bolagets revisorer.

Styrning, ledning och kontroll av Bergs Timber fördelas mellan aktieägarna på årsstämman, styrelse och verkställande direktör i enlighet med aktiebolagslagen, bolagsordningen och Koden.

Årsstämma

Aktieägarnas inflytande i Bergs Timber utövas via årsstämman som är Bolagets högsta beslutande organ. På årsstämman behandlas bolagets utveckling och beslut tas i centrala ärenden såsom disposition av resultatet av verksamheten, fastställelse av balans- och resultaträkningar förändringar i bolagsordningen, val av revisorer, ansvarsfrihet för styrelsen, ersättning till styrelse och revisorer och beslut av ny styrelse och styrelseordförande fram till och med nästa årsstämma. Vid Bolagets årsstämma den 29 januari 2009 närvarade aktieägare representerande 60,9 procent av det totala antalet röster i Bolaget. Vid stämman var VD, styrelsen och Bolagets revisor närvarande. Dessutom närvarade koncernens finanschef och delar av den övriga koncernledningsgruppen. Protokollet från stämman finns publicerat på www.bergstimber.se.

Valberedning

Vid årsstämman beslutades att valberedningens uppgift är att föreslå styrelseordförande, övriga styrelseledamöter till nästa årsstämma 2010 eller när behov finns, mötesordförande till årsstämma samt föreslå styrelse, utskotts- och revisionsarvoden. Valberedningen föreslår även, när så skall ske, revisorer. Valberedningens förslag lämnas i samband med kallelsen till den kommande årsstämman. Aktieägarna har möjlighet att vända sig till valberedningen med nomineringsförslag.

Årsstämman 2009 beslutade att såsom valberedning inför årsstämman 2010 utse Bo Sturesson, Jonas Campanello och Per-Åke Bergh med Bo Sturesson som ordförande. Årsstämman beslutade att ett arvode på 0,5 prisbasbelopp skall utgå till valberedningens ordförande och att övriga ledamöter i valberedningen arvoderas med ett dagarvode på 2 500 kronor per sammanträde.

Styrelse

Styrelsen fattar beslut i frågor som rör Bergs Timbers strategiska inriktning, investeringar, finansiering, organisationsfrågor, förvärv och avyttringar, samt viktiga policys. Styrelsens arbete regleras bland annat av den svenska aktiebolagslagen, bolagsordningen, Svensk kod för bolagsstyrning och den arbetsordning som styrelsen fastställt för sitt arbete.

I Bergs Timber ska styrelsen bestå av lägst fem och högst sju ledamöter med högst fyra suppleanter. Ledamöterna och suppleanterna väljs årligen på årsstämman för tiden intill nästa årsstämma. Bergs Timbers styrelse har under verksamhetsåret 2008/09 bestått av sex stämmovalda ledamöter utan suppleanter och två ledamöter med två suppleanter utsedda av de anställda.

Ersättningsutskott

Ersättningsutskottet utgörs av Jonas Campanello (ordförande), Anders Karlsson och Gunvor Munck Svensson. Ersättningsutskottets uppgifter är att:

  • bereda frågor om ersättning och andra anställningsvillkor för bolagsledningen
  • bereda frågor avseende principer för ersättning till Bolagets ledning. Det beredda förslaget skall föreläggas styrelsen för beslut och tagas upp för fastställelse av årsstämman
  • utifrån beslutade principer förhandla/fastställa löne- och ersättningsnivåer med VD och övriga i Bolagsledningen

Förslag till ersättningsprinciper för ledande befattningshavare, att gälla från årsstämman 2010 framgår i årsredovisning 2008/09.

Mer information om ersättning till VD och övriga ledande befattningshavare finns i not 6 i årsredovisningen 2008/09, se sidan 48.

Revisionsutskott

Revisionsutskottet utgörs av styrelseledamöterna Anders Karlsson (ordförande), Peter Friberg och Jonas Campanello.
Revisionsutskottets uppgifter är att:

  • svara för beredningen av styrelsens arbete med att kvalitetssäkra bolagets finansiella rapportering
  • fortlöpande träffa bolagets revisorer för att informera sig om revisionens inriktning och omfattning samt diskutera synen på lagets risker
  • fastställa riktlinjer för vilka andra tjänster än revisionen som bolaget får upphandla av bolagets revisor
  • utvärdera revisionsinsatsen och informera bolagets valberedning om resultatet av utvärderingen
  • biträda valberedningen vid framtagande av förslag till revisor och arvodering av revisionsinsatsen

Ordförande i revisionsutskottet har haft kontinuerlig kontakt med Bolagets revisorer och Bolagets ekonomiavdelning. Hela utskottet har också träffat Bolagets revisorer vid två tillfällen och informerats sig om omfattningen av revisionen, synen på Bolagets risker och utfallet av revisionen.

VD och koncernledning

VD är ansvarig för den löpande förvaltningen av Bergs Timber enligt styrelsens riktlinjer och anvisningar. VD ansvarar för att styrelsens ledamöter löpande tillställs information som behövs för att följa bolagets ställning, likviditet och utveckling.

Koncernledningen i Bergs Timber består av sex personer. Ledningsgruppen ansvarar för att planera, styra och följa upp den dagliga verksamheten.

Befogenheter och ansvar för VD, koncernledning och chefer är definierade i policyer, riktlinjer, befattningsbeskrivningar och attestinstruktioner.

Intern kontroll avseende den finansiella rapporteringen för 2008/09.

Styrelsen ansvarar enligt Aktiebolagslagen och Svensk kod för bolagsstyrning för den interna kontrollen, vars övergripande syfte är att skydda bolagets tillgångar och därigenom ägarnas investering. Denna rapport om intern kontroll och riskhantering avseende den finansiella rapporteringen har upprättats i enlighet med avsnitt 10.5 i Koden.

Grunden i den interna kontrollen är en relevant och effektiv kontrollmiljö. Bergs Timbers kontrollmiljö består av den organisatoriska strukturen, befattningsbeskrivningar, beslutsvägar, befogenheter och ansvar som är definierade och kommunicerade genom styrande dokument såsom interna policys och riktlinjer. Exempel på sådana dokument är:

  • arbetsordningar för styrelsen och dess utskott och instruktioner för VD
  • policyer för finansiering, valutasäkring och miljö
  • attestinstruktioner och beslutsordning för investeringar

Koncernledningen följer löpande upp den ekonomiska och finansiella rapporteringen samt viktiga affärshändelser. Finansiella rapporter och sammanställningar görs av koncernens ekonomiavdelning. Den operativa uppföljningen sker enligt en etablerad struktur där orderingång, fakturering, likviditet, resultat, kapitalbindning och andra för koncernen viktiga nyckeltal sammanställs och utgör underlag för analys och åtgärder från ledning och controllers på olika nivåer. En annan viktig och koncerngemensam del i den interna kontrollen är den kvartalsvisa prognosprocessen. Styrelsens uppföljning sker vid styrelsemöten i samband med varje kvartalsbokslut där Bolagets finansiella ställning och resultat behandlas i enlighet med styrelsens arbetsordning. Styrelsens revisionsutskott har uppdraget att utvärdera hur Bolagets system för intern kontroll fungerar och hålla sig väl insatt i väsentliga värderingar och bedömningar som ligger till grund för de finansiella rapporterna. Koncernens ekonomiavdelning ansvarar för den löpande uppföljningen av den interna kontrollen.

Styrelsen anser att den interna kontrollen är god och att det på grund av koncernens storlek och ringa finansiella komplexitet, med få rörelsedrivande bolag, inte finns behov av en separat internrevisionsfunktion för finansiell rapportering. Behovet av en internrevisionsfunktion utvärderas årligen.

Avvikelser från Svensk kod för bolagsstyrning

Bolaget tillämpar merparten av de regler som innefattas av Koden. En mindre avvikelse har förekommit under 2008/09.

  • Någon jämn könsfördelning finns inte i styrelsen. Förklaring: Det grundläggande kravet vid sammansättnig av styrelsen har varit kompetens.

Mörlunda den 8 december 2009
Styrelsen

Jonas Campanello
Styrelsens ordförande

 

 

Vår hemsida använder sig av cookies. Genom att fortsätta surfa på sidan godkänner du att vi använder cookies. Klicka här för mer information.

Jag förstår