Bolagsstyrningsrapport 2013/14

Bergs Timber AB (”Bergs Timber” eller ”Bolaget”) är ett svenskt publikt aktiebolag noterat på Nasdaq OMX Nordiska börs i Stockholm. Bolagsstyrning inom Bergs Timber utgår från svensk lagstiftning samt de regler och rekommendationer som ges ut av relevanta organisationer som Kollegiet för svensk bolagsstyrning, Nasdaq OMX, Aktiemarknadsnämnden med flera. Bergs Timber tillämpar Svensk kod för bolagsstyrning (”Koden”). Koden bygger på principen ”följ eller förklara”. Detta innebär att ett företag som tillämpar koden kan avvika från enskilda regler, men ska då ange en förklaring till avvikelsen. Styrning, ledning och kontroll av Bergs Timber fördelas mellan aktieägarna på bolagsstämman, styrelse och dess utskott samt verkställande direktör i enlighet med aktiebolagslagen, bolagsordningen och Koden Den övergripande bolagsstyrningen i Bergs Timber kan illustreras enligt bilden nedan:

BOLAGSORDNING

Bolagsordningen stadgar bland annat att bolagets verksamhet är att bedriva förädling och försäljning av trävaror och fasta bränslen, skogsskötsel, förvaltning av fast egendom och förvaltning av värdepapper. Styrelsen skall ha sitt säte i Hultsfreds kommun, Kalmar län. Granskningen av bolagets årsredovisning jämte räkenskaper samt styrelsens och verkställande direktörens förvaltning ska utföras av två revisorer med två revisorssuppleanter. Bolagets räkenskapsår omfattar tiden 1 september – 31 augusti. Ändringar av bolagsordningen beslutas av bolagsstämman. Bolaget har ingen rösträttsbegränsning. För den kompletta bolagsordningen hänvisas till hemsidan www.bergstimber.se under rubrik koncernen/bolagsstyrning

BOLAGSSTÄMMA

Aktieägarnas inflytande i Bergs Timber utövas via bolagsstämman som är Bolagets högsta beslutande organ. På den årliga ordinarie bolagsstämman, årsstämman, behandlas centrala ärenden såsom disposition av resultatet av verksamheten, fastställelse av balans- och resultaträkningar, förändringar i bolagsordningen, val av revisorer, ansvarsfrihet för styrelsen, ersättning till styrelse och revisorer och beslut om ny styrelse och styrelseordförande fram till och med nästa årsstämma. Årsstämman i Bergs Timber hålls senast sex månader efter det brutna räkenskapsårets utgång i augusti. Normalt hålls årsstämman i Målilla eller Hultsfred i januari året efter räkenskapsårets utgång. När och var årsstämman kommer att hållas offentliggörs senast i samband med tredje kvartalsrapporten. Kallelsen till årsstämman offentliggörs tidigast sex och senast fyra veckor före årsstämman.

AKTIEÄGARE

Information om aktieägarestrukturen och bolagets större aktieägare framgår i förvaltningsberättelsen, sid 35.

ÅRSSTÄMMA

2014 Bergs Timber höll sin årsstämma i Hultsfred den 23 januari 2014. Vid årsstämman närvarade drygt 50 aktieägare, dessa representerade 54,4 procent av rösterna. Till stämmans ordförande valdes advokat Ola Lidström. Följande beslut fattades vid årsstämman. Samtliga beslut var enhälliga.

Beslut:

• Årsstämman fastställde styrelsens förslag till vinstdisposition, alla vinstmedel överfördes i ny räkning. Utdelning om 0,00 SEK per aktie utgår.

• Årsstämman beslutade att styrelsen skall bestå av åtta ledamöter och ingen suppleant. Styrelseledamöterna Tage Andersson, Åke Bergh, Peter Friberg, Lars Järnland, Anders Karlsson, Jerker Karlsson och Kay Nilsson omvaldes till ordinarie ledamöter. Peter Nilsson nyvaldes till ordinarie ledamot. Till styrelseordförande omvaldes Jerker Karlsson.

• Arvode till styrelseordförande fastställdes till 3,0 prisbasbelopp och 1,25 prisbasbelopp till övriga stämmovalda ledamöter. Därutöver utgår arvode till ordförande i revisionsutskottet med 0,5 prisbasbelopp och att övriga ledamöter i revisionsutskottet arvoderas med ett dagarvode per sammanträde uppgående till 2.500 SEK per sammanträde.

• På efterföljande konstituerande styrelsemöte omvaldes Anders Karlsson till ordförande i styrelsens revisionsutskott. Till övriga ledamöter i revisionsutskottet omvaldes Peter Friberg och Jerker Karlsson. På efterföljande konstituerande styrelsemöte omvaldes Jerker Karlsson till ordförande i styrelsens ersättningsutskott. Till övriga ledamöter i ersättningsutskottet omvaldes Anders Karlsson och Lars Järnland.

• Styrelsen bemyndigades att vid ett eller flera tillfällen besluta om nyemission under tiden intill nästkommande årsstämma för att underlätta genomförandet av eventuella företagsförvärv samt möjliggöra extern kapitalanskaffning för finansiering. Betalning skall kunna ske med bestämmelser om apport eller kvittning samt med avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt. Emissionen skall då ske på marknadsmässiga villkor, dock maximalt 9.500.000 SEK i aktiekapital (motsvarande 9.500.000 aktier av serie B).

VALBEREDNING

Enligt koden skall Bolaget ha en valberedning och på årsstämman tar aktieägarna i Bergs Timber beslut om hur förberedelse för val av styrelse och revisorer skall gå till. Aktieägarna har möjlighet att vända sig till valberedningen med nomineringsförslag. Valberedningen ansvarar för att bereda och presentera förslag till styrelseordförande, styrelseledamöter, styrelsearvode (uppdelat på ordförande, ledamöter och utskott), ordfö- rande vid stämman, samt val och arvodering av revisorerna. Valberedningens förslag lämnas i samband med kallelsen till den kommande årsstämman. På årsstämman den 23 januari 2014 beslutades att Bergs Timbers valberedning skall utgöras av följande ledamöter: Bo Sturesson (omvald ordförande), Bertil Lönnäs och Roger Tagesson. Beslut fattades också att om någon ledamot av valberedningen avgår i förtid skall valberedningen utse ersättare. Arvode till valberedningens ordförande fastställdes till 0,5 prisbasbelopp. Övriga ledamöter i valberedningen arvoderas med 2.500 SEK per sammanträde.

REVISORER

Revisorerna i svenska aktiebolag utses av årsstämman med uppgiften att granska bolagets finansiella rapportering samt styrelsens och verkställande direktörens förvaltning av bolaget. Enligt den svenska aktiebolagslagen är mandatperioden för revisorer i svenska aktiebolag ett år. Stämman beslutade i enlighet med valberedningens förslag att välja auktoriserade revisorn Anders Johansson och auktoriserade revisorn Franz Lindström, båda Ernst & Young, för tiden intill slutet av nästa årsstämma samt auktoriserade revisorn Mikael Riberth och auktoriserade revisorn Joakim Falck, båda Ernst & Young, som revisorssuppleanter för tiden intill nästa årsstämma.

STYRELSEN OCH DESS ARBETE

Sammansättning I Bergs Timber ska styrelsen enligt gällande bolagsordning bestå av lägst fem och högst åtta ledamöter med högst fyra suppleanter. Ledamöterna och suppleanterna väljs årligen på årsstämman och bolagsordningen föreskriver att uppdragstiden upphör vid nästföljande årsstämma. Styrelseledamöter som valts av aktieägarna kan när som helst entledigas från styrelseuppdraget genom beslut vid bolagsstämma. Vid Bergs Timbers årsstämma 2014 omvaldes, enligt valberedningens förslag, följande styrelse till ordinarie ledamöter: Tage Andersson, Åke Bergh, Peter Friberg, Lars Järnland, Anders Karlsson, Jerker Karlsson och Kay Nilsson. Peter Nilsson nyvaldes till ordinarie ledamot. Till ordförande omvaldes Jerker Karlsson. Oberoende ledamöter ingår i enlighet med de krav som Nasdaq OMX ställer. En presentation av styrelsen finns på hemsidan www.bergstimber.se under rubrik koncernen/ bolagsstyrning

Styrelsens arbetsordning

Styrelsen fattar beslut i frågor som rör Bergs Timbers strategiska inriktning, investeringar, finansiering, organisationsfrå- gor, förvärv och avyttringar, samt viktiga policyer. Styrelsens arbete regleras bland annat av den svenska aktiebolagslagen, bolagsordningen, Svensk kod för bolagsstyrning och den arbetsordning som styrelsen fastställt för sitt arbete. Vid det konstituerande sammanträdet utser styrelsen utskottens medlemmar, fattar beslut om firmateckning och instruktion för verkställande direktören. Vid detta sammanträde beslutas även om en arbetsordning för styrelsen som skall gälla tills nästa årsstämma. Arbetsordningen reglerar bland annat styrelsens övergripande arbetsuppgifter, regler för styrelsesammanträden, arbetsfördelning mellan styrelse och VD samt formerna för den löpande ekonomiska rapporteringen. Styrelsesammanträdena förbereds av styrelseordförande och VD, som tillsammans förelår en dagordning för de aktuella styrelsemötena som enligt arbetsordningen ska hållas fyra till sex gånger per år. Den verkställande ledningen förser ledamöterna med skriftliga rapporter och underlag inför respektive sammanträde. Vid styrelsemötena medverkar bolagets finanschef, Jörgen Karlsson. Styrelsemötena hålls normalt i anslutning till någon av bolagets anläggningar. På dagordningen till mötena finns stående punkter och dessa berör VDs rapportering avseende: • Bolagets ekonomi • Marknaden, orderläget och råvarusituationen • Personal och produktion • Miljö och kvalitet • Framtidsfrågor, strategier, investeringar med m.m. Bolagets revisorer rapporterar varje år till styrelsen sina iakttagelser från granskningen. . Revisorerna närvarar även på det styrelsemöte då styrelsen beslutar om att framlägga bokslutskommuniké. Styrelsen har också träffat Bolagets revisorer vid ett tillfälle utan att någon från Bolagets ledning har medverkat. Bergs Timbers styrelse har under verksamhetsåret 2013/2014 sammanlagt bestått av åtta stämmovalda ledamö- ter och inga suppleanter. Antalet genomförda möten under räkenskapsåret och närvaron vid dessa möten redovisas i tabellen nedan.

ERSÄTTNING TILL STYRELSEN

Det totala arvodet till styrelsens ledamöter valda av bolagsstämman beslutades av årsstämman och uppgick för år 2014 till 543 900 SEK. I tabellerna nedan redovisas ersättningen till styrelsen under 2013 och 2014 fördelat på respektive styrelseledamot. Ett arvode om 0,5 prisbasbelopp utgår som ersättning till ordföranden för revisionsutskottet. • Totalt styrelsearvode: 543 900 SEK • Styrelseordförandearvode: 133 200 SEK • Sex ordinarie ledamöter: 55 500 SEK/ledamot • Ordförande i revisionsutskottet arvode: 77 700 SEK • Ledamöter i revisionsutskottet, dagsarvode 2 500 SEK per sammanträde.

ERSÄTTNING TILL STYRELSEN I ENLIGHET MED ÅRSSTÄMMANS BESLUT I JANUARI 2013

1) Lars Järnland erhöll därutöver 5 000 SEK för arbete i Bergs Skog styrelse.

ERSÄTTNING TILL STYRELSEN I ENLIGHET MED ÅRSSTÄMMANS BESLUT I JANUARI 2014

REVISIONSUTSKOTT

Revisionsutskottet utgörs av styrelseledamöterna Anders Karlsson (ordförande), Peter Friberg och Jerker Karlsson. Revisionsutskottets uppgifter är att:

• Övervaka bolagets finansiella rapportering,

• Med avseende på den finansiella rapporteringen övervaka effektiviteten i bolagets interna kontroll, internrevision och riskhantering,

• Hålla sig informerad om revisionen av årsredovisningen och koncernredovisningen,

• Granska och övervaka revisorns opartiskhet och självständighet och därvid särskilt uppmärksamma om revisorn tillhandahåller bolaget andra tjänster än revisionstjänster, och

• Biträda vid upprättande av förslag till bolagsstämmans beslut om revisorsval. Utskottet har träffat Bolagets revisorer vid fyra tillfällen och informerat sig om omfattningen av revisionen, synen på Bolagets risker och utfallet av revisionen. Vi dessa sammanträde har även bolagsledningen deltagit.

ERSÄTTNINGSUTSKOTT

Ersättningsutskottet utgörs av Jerker Karlsson (ordförande), Anders Karlsson och Lars Järnland. Ersättningsutskottets uppgifter är att:

• Bereda styrelsens beslut i frågor om ersättningsprinciper, ersättningar, och andra anställningsvillkor för bolagsledningen,

• Följa och utvärdera pågående och under året avslutade program för rörliga ersättningar till bolagsledningen, samt

• Följa och utvärdera tillämpningen av de riktlinjer för ersättningar till ledande befattningshavare som årsstämman enligt lag ska fatta beslut om samt gällande ersättningsstrukturer och ersättningsnivåer i bolaget.

VD OCH KONCERNLEDNING

VD är ansvarig för den löpande förvaltningen av Bergs Timber enligt styrelsens riktlinjer och anvisningar. VD ansvarar för att styrelsens ledamöter löpande tillställs information som behövs för att följa bolagets ställning, likviditet och utveckling. Koncernledningen i Bergs Timber består av fem personer. Ledningsgruppen ansvarar för att planera, styra och följa upp den dagliga verksamheten. Befogenheter och ansvar för VD, koncernledning och chefer är definierade i policyer, riktlinjer, befattningsbeskrivningar och attestinstruktioner.

ERSÄTTNINGAR TILL LEDANDE BEFATTNINGSHAVARE

Följande ersättningsprinciper för ledande befattningshavare gäller från årsstämman 2014:

• Fast lön: Ledningens fasta ersättningar skall vara konkurrenskraftiga och baseras på den enskildes ansvarsområde och prestation.

• Rörlig ersättning: Ledningen kan erhålla rörlig ersättning förutom den fasta ersättningen. Den rörliga ersättningen skall utgå i pengar och får högst uppgå till 1/6 av årslönen. Den skall vara beroende av individens uppfyllelse av kvantitativa och kvalitativa mål.

• Icke monetära förmåner: Ledningen har rätt till sedvanliga icke-monetära förmåner, såsom företagsbilar och företagshälsovård.

• Pension: Ledningen har pensionsförmåner enligt lag och kollektivavtal (ITP-planen). Verkställande direktören kan ha premiebaserat pensionsavtal.

• Uppsägning och avgångsvederlag: För ledningspersoner är uppsägningstiden från företagets sida normalt sex månader och från den anställde tre-sex månader. Avgångsvederlag utöver lön under uppsägningstiden får maximalt uppgå till en årslön.

• Incitamentsprogram: Lämpligheten av eventuella aktieoch aktiekursbaserade incitamentsprogram för ledningen utvärderas löpande.

• Beslut om ersättningar: Ersättningsutskottet skall bereda frågor avseende principer för ersättning till koncernledning. Det beredda förslaget skall föreläggas styrelsen för beslut och tagas upp för fastställelse av årsstämman. Styrelsen har möjlighet att göra avsteg från riktlinjerna om det i enskilt fall kan finnas särskilda skäl för detta

ERSÄTTNING TILL KONCERNLEDNING 2013/2014

Ersättning till VD och övriga ledande befattningshavare utgörs av grundlön, rörlig ersättning, övriga förmåner samt pension. För verksamhetsåren 2013/2014 och 2012/2013 utbetalades ersättning enligt tabellen nedan:

1) Övriga förmåner består av sedvanliga icke-monetära förmåner såsom företagsbilar och företagshälsovård.

2) Varav 2 016 respektive 34, 35 och 2 085 avser ersättningar sedan befattningen lämnats.

3) Varav 1 160 respektive 43, 124 och 1 327 avser ersättningar sedan befattningen lämnats

FINANSIELL RAPPORTERING OCH INTERN KONTROLL

Styrelsen ansvarar enligt Aktiebolagslagen och Svensk kod för bolagsstyrning för den interna kontrollen, vars övergripande syft e är att skydda bolagets tillgångar och därigenom ägarnas investering. I Årsredovisningslagen fi nns krav på att bolaget årligen ska beskriva bolagets och koncernens system för intern kontroll och riskhantering avseende den fi nansiella rapporteringen. Grunden i den interna kontrollen är en relevant och eff ektiv kontrollmiljö. Bergs Timbers kontrollmiljö består av den organisatoriska strukturen, befattningsbeskrivningar, beslutsvägar, befogenheter och ansvar som är defi nierade och kommunicerade genom styrande dokument såsom interna policys och riktlinjer. Exempel på sådana dokument är: • Arbetsordningar för styrelsen och dess utskott och instruktioner för VD • Policyer för fi nansiering, valutasäkring och miljö samt • Attestinstruktioner och beslutsordning för investeringar. Koncernledningen följer löpande upp den ekonomiska och fi nansiella rapporteringen samt viktiga aff ärshändelser. Finansiella rapporter och sammanställningar görs av koncernens ekonomiavdelning. Den operativa uppföljningen sker enligt en etablerad struktur där orderingång, fakturering, likviditet, resultat, kapitalbindning och andra för koncernen viktiga nyckeltal sammanställs och utgör underlag för analys och åtgärder från ledningen. En annan viktig och koncerngemensam del i den interna kontrollen är den kvartalsvisa prognosprocessen. Styrelsens uppföljning sker vid styrelsemö- ten i samband med varje kvartalsbokslut där Bolagets fi nansiella ställning och resultat behandlas i enlighet med styrelsens arbetsordning. Styrelsens revisionsutskott har uppdraget att utvärdera hur Bolagets system för intern kontroll av den fi nansiella rapporteringen fungerar och hålla sig väl insatt i väsentliga värderingar och bedömningar som ligger till grund för de fi nansiella rapporterna. Koncernens ekonomiavdelning ansvarar för den löpande uppföljningen av den interna kontrollen. Styrelsen anser att det på grund av koncernens storlek och ringa fi nansiella komplexitet, med få rörelsedrivande bolag, inte fi nns behov av en separat internrevisionsfunktion för fi nansiell rapportering. Behovet av en internrevisionsfunktion utvärderas årligen.

AVVIKELSER FRÅN SVENSK KOD FÖR BOLAGSSTYRNING

Bolaget tillämpar Koden med följande mindre avvikelse. • Någon jämn könsfördelning fi nns inte i styrelsen. Förklaring: Det grundläggande kravet vid sammansättning av styrelsen har varit kompetens.

Mörlunda den 11 november 2014


Vår hemsida använder sig av cookies. Genom att fortsätta surfa på sidan godkänner du att vi använder cookies. Klicka här för mer information.

Jag förstår